ATFiELD Data protection policy Version 1.0 – January 2020
1.Introduction
Below you will find ATFIELD’s (hereinafter “we” or “us”) policy regarding the processing of data of persons external to our organisation (prospects, suppliers, visitors to our website, participants in our activities).
This policy only applies to the processing of data of physical persons, not of legal persons.
The policy can be updated from time to time.
2. General information applicable to all our processing of personal data
2.1 Who is the controller? ATFIELD is a joint project of ALTIUS and Tiberghien, acting as joint data controllers.
You can reach ATFiELD via:
ATFiELD Tour&Taxis Avenue du Port 86C, B414 1000 Bruxelles T +32 2 421 94 94 info@ATFiELD.be
the contact details of the joint data controllers are:
ALTIUS CVBA, with registered office at 1000 Brussels, Havenlaan 86C, box 414, company number 0476.389.071, telephone +32 2 426 1414, fax +32 2 426 20 30, info@altius.com.
TIBERGHIEN CVBA, with registered office at 1000 Brussels, Havenlaan 86C, box 419, company number 0417.899.754, telephone +32 2 773 40 00, fax +32 2 773 40 55, info@tiberghien.com.
2.2 Who receives your personal data? We may share your personal data with:
employees, working students, lawyers and partners of or associated with ALTIUS CVBA, insofar as they need your personal data for the performance of their duties;
employees, working students, lawyers and partners of or associated with TIBERGHIEN CVBA, insofar as they need your personal data to perform their duties;
employees, working students, lawyers and partners of or associated with TIBERGHIEN LUXEMBOURG S.à r.l., insofar as they need your personal data for the performance of their duties;
subcontractors who process personal data on our behalf (processors);
2.3 How do we receive your personal data? Usually you give us your personal data yourself. Sometimes we receive your contact details via the organisation where you work (your employer, your client, etc.). We can also find, update, supplement and improve your contact information through public sources and social networks.
2.4 Do we share your personal data outside the European Union? Your personal data will only be stored in Belgium and will not be transferred to countries outside Belgium or the Economic European Area, unless (i) at your request, or (ii) to the extent necessary for the institution, exercise or substantiation of a legal claim.
2.5 What rights do you have as a person involved? You have several rights:
You always have the right to access your personal data. This allows you to find out what personal data we process about you.
You always have a right to correct your personal data. This allows you to correct or supplement incorrect or incomplete personal data that we process about you.
You have a right of deletion of your personal data. This allows you to permanently delete personal data that we process about you. We are not always obliged to delete your personal data at your request – this right only applies in the cases and to the extent provided for by law.
You have a right to restrict the processing of personal data relating to you. This allows you to freeze the use of your personal data by us, without deleting it. We are not always obliged to limit your personal data at your request – this right only applies in the cases and to the extent provided by law.
You have a right to object to the processing of your personal data. This allows you to object to the further processing of your personal data. We are not always obliged to accept your objection – this right only applies if we process your personal data on the basis of our legitimate interest.
You have the right to withdraw your consent at any time when the processing of your personal data takes place on the basis of your consent.
You always have the right to object to the processing of your personal data for direct marketing purposes.
You have the right to data transfer. This allows you to easily move, copy or forward personal data from one data controller to another. This right can only be exercised if the processing is based on your consent or on an agreement with you.
2.6 Would you like to lodge a complaint with the supervisory authority? You can always lodge a complaint with the supervisory authority of the place where you live. For Belgium it is: Data Protection Authority Drukpersstraat 35 1000 Brussels contact@apd-gba.be Tel +32 2 247 48 00. https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
3. Specific processing operations that may apply to you Below you can find out which are the different processing of personal data use.
3.1 You are our prospect If you are a potential client, your personal data will be processed for the following purposes:
Management of our prospects on the basis of your consent (if you provided us with your contact details), on the basis of the need to protect our legitimate interest (if we received your contact details from a third party, e.g. a public source), or on the basis of the need to take pre-contractual measures (if you wish to become a client). Our legitimate interest in this is to identify market opportunities;
Direct marketing based on your consent.
You can revoke your consent at any time. We keep your contact details for up to 10 years after you become inactive as a prospect.
3.2 You are our supplier If you provide products or services to us, or work with/for a supplier of products and services to us, we will process your personal data for supplier management purposes based on the need to perform an agreement with you. Without your personal data we cannot execute the agreement.
We keep your personal data for up to 10 years after the last delivery.
3.3 You participate to one of our activities If you participate in an ATFIELD activity (reception, seminar, etc.), we will process your personal data for the following purposes:
The organisation of the activity based on the execution of the agreement with you, in particular your subscription to our activity;
To keep you informed of our other activities based on the need to look after our legitimate interest. Our legitimate interest is to allow you to participate in future activities that may also interest you;
Direct marketing based on the need to look after our legitimate interests. Our legitimate interest is to serve you as a client even better by keeping you informed of our expertise.
We keep your personal data for up to 10 years after you have become inactive as a contact.
3.4 You are a visitor to our website If you visit our website, we will process your personal data for the following purposes:
To answer your question or request for information based on your consent. You can revoke your consent at any time;
To keep you informed of our activities if you agree. You can revoke your consent at any time;
For direct marketing if you agree. You can revoke your consent at any time;
For research and development to analyze and improve the use and operation of the website based on the need to protect our legitimate interest. Our legitimate interest is to improve the content and user-friendliness of the website.
We keep your personal data for up to 5 years after your last visit to our website.
ATFiELD Beleid Gegevensbescherming Versie 1.0 – Januari 2020
1. Inleiding
Hieronder vindt u het beleid van ATFiELD (hierna “wij” of “ons”) in verband met de verwerking van gegevens van personen extern aan onze organisatie (prospecten, leveranciers, bezoekers van onze website, deelnemers aan onze activiteiten).
Dit beleid is enkel van toepassing op de verwerking van gegevens van natuurlijke personen, niet op deze van rechtspersonen.
Het beleid kan van tijd tot tijd aangepast worden.
2. Algemene informatie van toepassing op al onze verwerkingen van persoonsgegevens
2.1 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke? ATFiELD is een gezamenlijk project van ALTIUS en Tiberghien, die optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.
Je kan ATFiELD bereiken via
ATFiELD Tour&Taxis Avenue du Port 86C, B414 1000 Bruxelles T +32 2 421 94 94 info@ATFiELD.be
De contactgegevens van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn: ALTIUS CVBA, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Havenlaan 86C, bus 414, ondernemingsnummer 0476.389.071, telefoon +32 2 426 1414, fax +32 2 426 20 30, info@altius.com.
TIBERGHIEN CVBA, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Havenlaan 86C, bus 419, ondernemingsnummer 0417.899.754, telefoon +32 2 773 40 00, fax +32 2 773 40 55, info@tiberghien.com.
2.2 Wie ontvangt uw persoonsgegevens? Wij kunnen uw persoonsgegevens meedelen aan:
werknemers, werkstudenten, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS CVBA, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
werknemers, werkstudenten, advocaten en vennoten van of verbonden met TIBERGHIEN CVBA, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
werknemers, werkstudenten, advocaten en vennoten van of verbonden met TIBERGHIEN LUXEMBOURG S.à r.l., voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
2.3 Hoe ontvangen wij uw persoonsgegevens? Doorgaans geeft u ons zelf uw persoonsgegevens. Soms krijgen wij uw contactgegevens via de organisatie waar u werkt (uw werkgever, uw opdrachtgever etc.). Wij kunnen uw contactgegevens ook vinden, updaten, aanvullen en verbeteren via publieke bronnen en sociale netwerken.
2.4 Delen wij uw persoonsgegeven mee buiten de Europese Unie? Uw persoonsgegevens worden uitsluitend opgeslagen in België en worden niet doorgegeven naar landen buiten België of de Economische Europese Ruimte, tenzij (i) op uw verzoek, of (ii) voor zover noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
2.5 Welke rechten heeft u als betrokkene? U heeft verschillende rechten:
U heeft steeds een recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe na te gaan welke persoonsgegevens wij over u verwerken.
U heeft steeds een recht op verbetering van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die wij over u verwerken, te verbeteren of aan te vullen.
U heeft een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe persoonsgegevens die wij over u verwerken, definitief te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht uw persoonsgegevens op uw verzoek te wissen – dit recht geldt enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet.
U heeft een recht op beperking van de verwerking van persoonsgegeven die op u betrekking hebben. Dit laat u toe het gebruik van uw persoonsgegevens door ons te bevriezen, zonder deze te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht uw persoonsgegevens op uw verzoek te beperken – dit recht geldt enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet.
U heeft een recht tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. Dit laat u toe u te verzetten tegen de verdere verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zijn niet altijd verplicht uw bezwaar te honoreren – dit recht geldt enkel wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang.
U heeft steeds het recht uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op basis van uw toestemming.
U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laat u toe persoonsgegevens vlot van één verwerkingsverantwoordelijke naar een andere te verplaatsen, te kopiëren of door te sturen. Dit recht kan enkel worden uitgeoefend wanneer de verwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst met u.
2.6 Wenst u een klacht in te dienen bij de toezichthoudende overheid ? U kan steeds een klacht indienen bij de toezichthoudende overheid van de plaats waar u woont. Voor België is dit: Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 Brussel contact@apd-gba.be Tel +32 2 247 48 00. https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
3. Specifieke verwerkingen die op u van toepassing kunnen zijn Hieronder kan u nagaan welke de verschillende verwerkingen zijn die wij hanteren.
3.1 U bent onze prospect Indien u een potentiële cliënt bent, verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Prospectenbeheer op basis van uw toestemming (indien u zelf ons uw contactgegevens verstrekte), op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen (indien wij uw contactgegevens ontvingen van een derde, bv. een publieke bron), of op basis van de noodzaak om pre-contractuele maatregelen te nemen (indien u cliënt wenst te worden). Ons gerechtvaardigd belang hiervoor vermeld bestaat erin om marktopportuniteiten te identificeren;
Direct marketing op grond van uw toestemming.
U kan uw toestemming steeds intrekken. Wij houden uw contactgegevens bij tot maximaal 10 jaar nadat u als prospect inactief bent geworden.
3.2 U bent onze leverancier Indien u producten of diensten levert aan ons, of werkt bij/voor een leverancier van producten en diensten aan ons, verwerken wij uw persoonsgegevens voor leveranciersbeheer op basis van de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren.
Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar na de laatste levering.
3.3 U neemt deel aan één van onze activiteiten Indien u deelneemt aan een ATFiELD activiteit (receptie, seminarie, etc.), verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
De organisatie van de activiteit op basis van de uitvoering van de overeenkomst met u, met name uw inschrijving op onze activiteit;
U op de hoogte te houden van onze andere activiteiten op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin uw toe te laten deel te nemen aan toekomstige activiteiten die u ook kunnen interesseren;
Direct marketing op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin u als cliënt nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte houden van onze expertise.
Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar nadat u als contact inactief bent geworden.
3.4 U bent een bezoeker van onze website Indien u onze website bezoekt, verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Om uw vraag of verzoek om informatie te beantwoorden op basis van uw toestemming. U kan uw toestemming steeds intrekken;
Om u op de hoogte te houden van onze activiteiten indien u daarin toestemt. U kan uw toestemming steeds intrekken;
Voor direct marketing indien u daarin toestemt. U kan uw toestemming steeds intrekken;
Voor onderzoek en ontwikkeling om het gebruik en werking van de website te analyseren en te verbeteren op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin de inhoud en de gebruiksvriendelijkheid van de website te verbeteren.
Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 5 jaar na uw laatste bezoek op onze website.
ATFiELD Politique de protection des données EXTERNE – Version 1.0 – Janvier 2020
1. Introduction
Vous trouverez ci-dessous la politique d’ATFiELD (ci-après “nous”, “nos” ou “notre”) en ce qui concerne le traitement des données de personnes extérieures à notre organisation (prospects, fournisseurs, visiteurs de notre site Internet, participants aux activités).
Cette politique s’applique uniquement au traitement des données des personnes physiques et non des données des personnes morales.
La politique peut être modifiée de temps à autre.
2. Informations générales applicables à tous nos traitements de données à caractère personnel
2.1 Qui est responsable du traitement ? ATFiELD est un projet commun d’ALTIUS et de Tiberghien, qui agissent en tant que responsables conjoints de traitement.
Vous pouvez contacter ATFiELD: ATFiELD Tour&Taxis Avenue du Port 86C, B414 1000 Bruxelles T +32 2 421 94 94 info@ATFiELD.be
Les données de contact des responsables conjoints de traitement sont: ALTIUS SCRL, siège social 1000 Bruxelles, Avenue du Port 86C, bus 414, RPM 0476.389.071, T +32 2 426 1414, F +32 2 426 20 30, info@altius.com.
TIBERGHIEN SCRL, siège social te Avenue du Port 86C, bus 419, RPM 0417.899.754, T +32 2 773 40 00, F +32 2 773 40 55, info@tiberghien.com.
2.2 Qui reçoit vos données à caractère personnel ? Nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à/au/aux :
employés, travailleurs étudiants, avocats et associés d’ALTIUS SCRL ou affiliés à ALTIUS SCRL, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l’exercice de leurs fonctions ;
employés, travailleurs étudiants, avocats et associés de Tiberghien SCRL ou affiliés à Tiberghien SCRL, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l’exercice de leurs fonctions ;
employés, travailleurs étudiants, avocats et associés de Tiberghien Luxembourg SàRL ou affiliés à Tiberghien Luxembourg SàRL, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l’exercice de leurs fonctions ;
des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte (sous-traitants) ;
2.3 Comment recevons-nous vos données à caractère personnel ? Habituellement, vous nous fournissez vos propres données à caractère personnel. Parfois, nous recevons vos coordonnées par l’intermédiaire de l’organisation où vous travaillez (votre employeur, votre donneur d’ordres, etc.). Nous pouvons également trouver, mettre à jour, compléter et améliorer vos coordonnées par le biais de sources publiques et de réseaux sociaux.
2.4 Partageons-nous vos données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne ? Vos données à caractère personnel seront stockées exclusivement en Belgique et ne seront pas transférées vers des pays en dehors de la Belgique ou de l’Espace Economique Européen sauf (i) à votre demande, ou (ii) dans la mesure nécessaire à l’établissement, à l’exercice ou au fondement d’une action en justice.
2.5 Quels sont vos droits en tant que personne concernée ? Vous avez plusieurs droits :
Vous avez toujours le droit d’accès à vos données à caractère personnel. Cela vous permet de vérifier quelles données à caractère personnel nous traitons à votre sujet.
Vous avez toujours le droit à la rectification de vos données à caractère personnel. Cela vous permet de corriger ou de compléter les données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes que nous traitons à votre sujet.
Vous avez le droit à l’effacement de vos données à caractère personnel. Ceci vous permet de supprimer définitivement les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet. Nous ne sommes pas toujours obligés de supprimer vos données à caractère personnel à votre demande – ce droit ne s’applique que dans les cas et dans la mesure prévue par la loi.
Vous avez le droit à la limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant. Ceci vous permet de geler notre utilisation de vos données à caractère personnel sans les supprimer. Nous ne sommes pas toujours obligés de limiter le traitement de vos données à caractère personnel à votre demande – ce droit ne s’applique que dans les cas et dans la mesure prévue par la loi.
Vous disposez d’un droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel. Ceci vous permet de vous opposer au traitement ultérieur de vos données à caractère personnel. Nous ne sommes pas toujours obligés d’honorer votre opposition – ce droit ne s’applique que si nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement de vos données à caractère personnel a lieu sur la base de votre consentement.
Vous avez toujours le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
Vous avez le droit à la portabilité des données. Cela vous permet de transférer, copier ou déplacer facilement des données à caractère personnel d’un responsable du traitement à un autre. Ce droit ne peut être exercé que si le traitement est basé sur votre consentement ou sur un contrat conclu avec vous.
Vous pouvez exercer vos droits en vous adressant au délégué à la protection des données (DPO), voir le point 2.2 ci-dessus.
2.6 Souhaitez-vous porter plainte auprès de l’autorité de contrôle ? Vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle du lieu où vous habitez. Pour la Belgique il s’agit de: Autorité de protection des données Rue de la Presse 35 1000 Bruxelles contact@apd-gba.be Tél +32 2 247 48 00. https://www.autoriteprotectiondonnees.be/
3. Processus spécifiques qui peuvent s’appliquer à votre cas Vous trouverez ci-dessous les différentes méthodes de traitement que nous utilisons.
3.1 Vous êtes notre prospect Si vous êtes un client potentiel, nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
Gestion de prospection sur la base de votre consentement (si vous nous avez fourni vos coordonnées vous-même), sur la base de la nécessité de protéger notre intérêt légitime (si nous avons reçu vos coordonnées d’un tiers, par exemple une source publique), ou sur la base de la nécessité de prendre des mesures précontractuelles (si vous souhaitez devenir client). Notre intérêt légitime mentionné ci-dessus est d’identifier les opportunités de marché ;
Marketing direct basé sur votre consentement.
Vous pouvez toujours retirer votre consentement. Nous conservons vos coordonnées pour une durée maximale de 10 ans après que vous soyez devenu inactif en tant que prospect.
3.2 Vous êtes notre fournisseur Si vous nous fournissez des produits ou des services, ou si vous travaillez pour un de nos fournisseurs de produits et services, nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de gestion des fournisseurs en fonction de la nécessité d’exécuter un contrat conclu avec vous. Sans vos données à caractère personnel, nous ne pouvons pas exécuter le contrat.
Nous conservons vos données à caractère personnel pendant 10 ans au maximum après la dernière livraison.
3.3 Vous participerez à l’une de nos activités Si vous participez à une de nos activités (réception, séminaire, etc.), nous traiterons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
L’organisation de l’activité basée sur l’exécution du contrat conclu avec vous, notamment votre inscription à notre activité ;
Vous tenir informé de nos autres activités en fonction de la nécessité de défendre notre intérêt légitime. Notre intérêt légitime est de vous permettre de participer à des activités futures qui pourraient vous intéresser ;
Le marketing direct basé sur la nécessité de promouvoir notre intérêt légitime. Notre intérêt légitime est de mieux vous servir en tant que client en vous tenant informé de notre expertise.
Nous conservons vos données à caractère personnel pour une durée maximale de 10 ans après que vous soyez devenu inactif en tant que contact.
3.4 Vous êtes un visiteur de notre site web Si vous visitez notre site Web, nous traitons vos données à caractère personnel aux fins suivantes :
Pour répondre à votre question ou à votre demande de renseignements sur base de votre consentement. Vous pouvez toujours retirer votre consentement ;
Vous tenir informé de nos activités si vous y consentez. Vous pouvez toujours retirer votre consentement ;
Pour le marketing direct si vous y consentez. Vous pouvez toujours retirer votre consentement;
Pour la recherche et le développement afin d’analyser et d’améliorer l’utilisation et le fonctionnement du site Web en fonction de la nécessité de défendre notre intérêt légitime. Notre intérêt légitime est d’améliorer le contenu et la convivialité du site.
Nous conservons vos données à caractère personnel pour une durée maximale de 5 ans après votre dernière visite sur notre site Web.
